Anläggnings-& inventariehantering

– Inte bara en fråga om att följa lagar och regler

Bra och väl fungerande rutiner är viktigt för att klara av att uppfylla alla de krav som företagets intressenter i form av t.ex. ägare, anställda, långivare och myndigheter har på företaget och dess verksamhet. För att verksamheten ska fungera bra krävs ofta god ordning, som kommer av ett bra regelverk samt enkla och konsekventa arbetsrutiner. I den verklighet vi befinner oss i vill vi gärna försöka ge ett så bra programstöd som möjligt just för att rutinerna ska fungera utan för mycket merarbete. Men egentligen är programmet och det stöd som programmet ger bara ett hjälpmedel för att uppnå just detta. Utan god ordning i grunden kan vi ofta inte åstadkomma det vi vill även med de bästa och mest sofistikerade hjälpmedel.


Ett exempel på rutiner där det ibland inte fungerar helt optimalt är förteckningen och hanteringen kring företagets, eller organisationens, anläggningar och inventarier. På många företag finns ett Excelark med uppgifter om företagets tillgångar över ett visst värde. Förteckningen är i bästa fall uppdaterad och någorlunda aktuell så att den kan sägas uppfylla de krav som ställs från våra myndigheter. Regelverket går tillbaka till bokföringsnämndens allmänna råd, BFNAR 2003:1 och BFNAR2006:2, som beskriver att ett bokföringsskyldigt företag som är för stort för att kunna lämna förenklat årsbokslut ska upprätta ett anläggningsregister med uppgifter om bl.a. anskaffningsvärdet och tidpunkten för anskaffningen samt den använda avskrivningsmetoden för de redovisade anläggningarna.


Frågan man kan ställa sig är dock om det är detta vi vill nöja oss med, att bara uppfylla lagar och rekommendationer när vi kan få så mycket mer på köpet…?
Tar du dig bara lite mer tid i anspråk på att bygga upp en innehållsrik förteckning med ett bra register kan anläggningsredovisningen utformas så att den ger klara mervärden. Har du t.ex. reflekterat över att ett anläggningsregister faktiskt ofta också kan klara av att:

• Ligga till grund för en komplett inventeringslista med alla tillgångar över ett visst värde så att det blir enklare att hålla förteckningen uppdaterad och hitta var tillgångarna finns.
  
  
• Vara ett komplett stöldskyddsregister som underlättar om det som inte får hända ändå inträffar, att stöld eller brand drabbar oss så att försäkringsbolaget behöver kunna förses med bra underlag för att bedöma ersättningsanspråk och betala ut ersättningar.
  
  
• Ge rapporter på vilken avdelning eller i vilken byggnad som en anläggning finns , eller vem som är ansvarig för en viss maskin och på vilket projekt som maskinen används för tillfället.
  
  
• Skriva ut etiketter för märkning av anläggningarna, här finns numera många och bra alternativ med etiketter som är anpassade för att vara svåra att avlägsna och som är anpassade för märkning inom – eller utomhus. Inventarierna kanske också kan sparas på bild för enkel identifiering.
  
  
• Vara en viktig del i företagets ekonomi och affärssystem eftersom du kan ta fram kompletta avskrivningsunderlag över de planmässiga avskrivningar som i sin tur ger förutsättningar för att kunna boka avskrivningarna månadsvis och därmed bidra till korrekta månadsrapporter .
  
  
• Ge underlag också till de räkenskapsenliga avskrivningarna med besked om hur mycket som kan skrivas av som ett sätt att påverka resultatet.
  
  
• Ta fram prognoser över de framtida avskrivningarna som kan ligga till grund för företagets budgetering för att verksamheten ska kunna styras  mot uppställda mål.

Visst underlättar verkligen en dator och en bra programvara för att det ska bli enkelt att åstadkomma de fördelar jag här beskriver, men glöm inte att allt egentligen börjar i bra och enkla manuella rutiner som alla på företaget ska vara beredda att efterleva. Om inte den grundläggande förutsättningen finns kommer vi inte att kunna utnyttja systemens alla fördelar.


Vill du läsa mer om vad en modern programvara kan åstadkomma tillsammans med dig rekommenderar jag ett besök på: hogia.se/software