Sidan publicerades senast 2003-12-30
Spara/dela med dig: Dela på facebook Klicka här för att dela pÃ¥ twitter
Startsidan »   ARTIKLAR »   Artikelbas 2003 »   Årsskiftesrutiner i Hogia ART »   

Årsskiftesrutiner i Hogia ART

Allmänt
Läs först igenom hela dokumentet och notera det som är aktuellt för ert företag.

Ett företag kan maximalt ha 10 räkenskapsår. Hogia Art skiljer på de olika räkenskapsåren genom en siffra i fjärde position i filnamnet. Red0xxxx.mdb är första räkenskapsåret, xxxx står för tilläggsnumret på företaget. Red1xxxx.mdb är andra räkenskapsåret o.s.v. Har man konverterat från äldre Hogiaprogram heter filen för det äldsta året Red9xxxx.mdb. Filen Res_xxxx.mdb innehåller bl.a. reskontran, projekt m.m.

Säkerhetskopiering
Glöm inte att säkerhetskopiera innan du börjar med årskiftesrutinerna. Väljer du Hogia Arts säkerhetskopiering gör du det under Verktyg - Säkerhetskopiering. Välj då alternativen Allt och Innevarande år (innevarande år är det år du står på).

När du sedan är klar med årsskiftesrutinerna är det lämpligt att ta en ny säkerhetskopia, vilken kan sparas undan som en årskopia.

Skapa nytt räkenskapsår
Välj Arkiv - Företagsunderhåll och klicka på knappen Nytt år. Nu förs alla uppgifter från företagsinställningar, kontoplan, avsnittsindelningar och automatkonteringar automatiskt över från föregående år. Räkenskapsåret räknas upp med 12 månader. Vill man ändra detta går man in under Arkiv - Företagsinställningar - Redovisning.

Innan du börjar arbeta med det nya året råder vi dig att stänga företaget och öppna det på nytt för att uppgifterna skall sparas.

Ingående balans
Ingående balans för året kan föras över när som helst under året. Antingen manuellt, vilket kan vara lämpligt om man gjort stora förändringar i kontoplanen eller via automatisk överföring av UB. Detta sker under Register – Ingående balans.

Om bokslutet inte är klart kryssar du för att ingående balansen är preliminär.

Vid preliminär överföring föreslår programmet att föregående års beräknade resultat läggs på observationskonto, t.ex. konto 1799. Denna överföring kan göras flera gånger. Den slutliga balansen kan läggas in vid senare tillfälle. Observera dock att detta måste ske innan ytterligare ett räkenskapsår läggs upp om det skall göras med automatisk överföring. Under ingående balans är det endast balanskontona som berörs.

Se nedan om du vill ha en jämförelse med föregående års resultat.

Årets resultat
När du har gjort klart bokslutsarbetet och samtliga bokslutstransaktioner är inregistrerade som verifikationer måste du bokföra årets resultat som den sista verifikationen. Är resultatet positivt bokför du det i debet 8999 och kredit 2099. Är årets resultat negativt (förlust) blir bokningen tvärtom. Detta är alltså den sista verifikationen du gör på det gamla räkenskapsåret.

Budget
I resultat- och balansrapporten kan du arbeta med en eller flera budgetar.

För att lägga upp en budget manuellt hänvisar vi till manualen.

Vid överföring av föregående års saldon går du in under Verktyg – Budget - Redovisning. Klicka på knappen överföring och välj om det är en balans- eller resultatbudget som skall föras över och ge budgeten ett namn, t.ex. ”Överföring”.

Använder du resultatenheter kommer budgeten att föras över per resultatenhet och vill du göra förändringar i budgeten skall det ske per resultatenhet. Begreppet ”hela företaget” i budgeten är endast en summering av alla resultatenhetsbudgetar.

Vill du föra över en upplagd budget från föregående år kan detta ske via Excel.

Kontospecifikationer
Kontospecifikationer överförs under Register - Ingående saldo - Spec. Antingen kan ingående saldo registreras för varje konto och specifikation manuellt, eller så gör du en överföring från föregående år genom att klicka på knappen Överföring UB.

Det är endast transaktioner på balanskonton som är specmärkta i kontoplan på nya året som kan föras över med automatisk överföring. Specifikation på resultatkonton måste alltid registreras manuellt på det nya året.

Observera att om det görs en förnyad överföring till det nya året måste de tidigare
överförda transaktionerna tas bort under Verktyg – Registervård - Kontospecifikationer.
Det är lämpligt att använda föregående års slutdatum som överföringsdatum, som programmet föreslår.

Projektredovisning
I Hogia Art ligger projekt och projekttransaktioner så att de fortsätter år efter år. Detta innebär att man inte gör någon överföring mellan de olika åren. Det är däremot viktigt att man går igenom projektregistret och avslutar de projekt som är slutförda.

De projekt som inte avslutas skall balanseras över årsskiftet om de inte skall ingå i resultatet. Under Rapporter - Redovisning sätter du ett kryss i rutan för Balansering av pågående projekt, svara Ja på frågan ”kontroll av konton”. Alla projektmärkta konton kommer att visas, likaså mot vilka balanskonton de skall balanseras.

Saknar något projektkonto balanskonto komplettera du det genom att markera kontot och i ”till konto” skriva in balanskontot. Vi hänvisar till baskontoplanen för val av balanskonton. När alla projektmärkta konton har ett balanskonto kryssar du i rutan ”bokföringsorder”.

Skriv sedan ut en balans- och resultatrapport. Dessa skrivs nu ut med hänsyn tagen till balanseringen. Samtidigt skrivs bokföringsordern ut, denna skall bokföras manuellt under Bearbeta – Grundboksregistrering - Redovisning.

Bokföringsordern skall även bokföras på nya året men då med omvänt tecken på beloppen, se till att kryssmarkeringen för automatkontering av moms och övrig automatkontering är borttagna.

Order, Lager
Kontrollera att alla order som tillhör gamla året är registrerade och fakturerade.

Registrera alla inleveranser. Skriv ut inventeringsunderlag, inventera och återrapportera. Detta görs under Bearbeta – Lager - Inventeringsunderlag/Inventering återrapportering.

Lagervärdeslista m.m. skrivs ut under Rapporter - Order/Lager/Fakturering.

Tidredovisning
Registrera tidrapporter t.o.m. bokslutsdatum. Vid behov skriv ut statistik.
Kontrollera att allt är fakturerat som tillhör gamla året.

Kundreskontra
Fakturera klart gamla året t.o.m. bokslutsdatum.

Tag ut en reskontrajournal per bokslutsdatum när all registrering är klar och stäm av mot bokföringen. Journalen kan användas som bilaga till bokslutet.

Om man vill kan man ta bort färdigbetalda fakturor. Tänk då på att det inte går att få ut försäljningsstatistik på dessa under Rapporter - Fakturering.

Vill du ändra fakturanummerserie går du in på Företagsinställningar - Fakturering1 och ändrar startvärde, stoppvärde och nästa lediga nummer för de fakturatyper du vill ändra. Tänk på att inte ”krocka” med tidigare inlagda fakturanummer.

Leverantörsreskontra
Registrera in leverantörsfakturor t.o.m. bokslutsdatum. Ta ut en reskontrajournal för dina leverantörsskulder per bokslutsdatum när all registrering är klar på gamla året och stäm av mot bokföringen. Denna journal kan användas som bilaga i bokslutet.

För att spara ackumulerade inköpssiffror för året som gått kan du ta ut en komplett kontaktlista under Register – Kontakt – Lista kontakt.

Nollställ ”inköp perioden” och ”inköp ackumulerat” om så önskas. Detta görs under Verktyg – Registervård – Kontakter. Siffrorna för dessa fält flyttas då automatiskt till fälten för föregående period. Observera att det inte går att välja datum utan man för över den statistik som finns för närvarande.

Vill du ändra löpnummer gör du det under Verktyg – Registervård – Leverantörsfaktura - Ändra löpnummer. Obs! Det är viktigt att inte krocka med tidigare löpnummer i reskontran. Har du börjat registrera leverantörsfakturor på det nya året och sedan vill registrera ytterligare leverantörsfakturor på det gamla året, måste du gå in i Verktyg – Registervård – Leverantörsfaktura – Ändra löpnummer vid varje registreringstillfälle.

Tips när det närmar sig årsskiftet!
Vi har nu under december många som ringer oss angående att det saknas fakturor i deras system. Detta gäller både Kund- och Leverantörsfakturor.

Om ni inte hittar era fakturor under menyn Visa-Kundfaktura resp. Visa- Leverantörsfaktura, tänk på att det kan vara så att förfallodatum på fakturorna är nästa år. Ändra då i urvalsbilden förfallodatum t.o.m. så att det täcker in en bit in på nästa år. I alla urvalsrutor så föreslår alltid programmet det aktuella räkenskapsåret man befinner sig i.



ARTIKELARKIV  
Artikelbas 2014  
Artikelbas 2013  
Artikelbas 2012  
Artikelbas 2011  
Artikelbas 2010  
Artikelbas 2009  
Artikelbas 2008  
Artikelbas 2007  
Artikelbas 2006  
Artikelbas 2005  
Artikelbas 2004  
  Artikelbas 2003  
Artikelbas 2002  
Artikelbas 2001  
Artikelbas 2000  
Artikelbas 1999  
Copyright © 1999-2014 Hogia






Tipsa en vän