Avtalsfakturering

Bernt Wijkmark, Hogias expert på avtalsfakturering, tipsar om vad man ska tänka på när man tecknar avtal.

Det kan vara ett styvt arbete att få kunden att underteckna ett avtal. Men det är ofta mer arbete efter undertecknandet, något som man kanske inte alltid tänker på. Självklart beror det på hur avtalet ser ut. Gäller det från 1/1 till 31/12 och skall faktureras en gång per år och inte har några speciella regler kring uppsägning o.s.v. så ”rullar” det på utan alltför stora arbetsinsatser. Men det är få företag som har det så enkelt.

Först och främst handlar det i grunden om vilken typ av verksamhet som företaget bedriver. Är verksamheten till sin karaktär uppbyggd på ”långa” affärer och långsiktiga relationer mellan ditt och dina kunders företag hanteras relationerna ofta på och genom någon typ av reglerat avtal, eller bör göra, ska kanske tilläggas.

Hur hanterar du dessa avtal i ditt företag? Är de korrekt dokumenterade, är de juridiskt ”avstämda” så att de håller också om relationerna blir ansträngda? Kanske finns det anledning att se över rutinerna med jämna mellanrum för att förvissa sig om att de är uppdaterade och anpassade efter aktuell lagstiftning och aktuella branschregler.

Avtalen ska sedan faktureras och för att kunna göra det är det viktigt att ha en bra rutin för ändamålet och en struktur där det är enkelt att gå tillbaka för att se löptid, villkor och annat som finns antecknat på avtalet som du kanske behöver kunna anpassa inför varje fakturering.

Det skall skapas fakturor, för en del av avtalen månadsvis för andra kanske kvartalsvis. Priser skall justeras så det är inte alltid som man kan kopiera föregående periods faktura. Avtal förfaller för uppsägning löpande under hela året så det gäller att inte missa att säga upp avtalet för exempelvis omförhandling i tid. Har man dessutom avtal som aviseras, typ serviceabonnemang eller prenumerationer, så skall man hålla reda på de speciella momsregler som gäller för dessa. Mitt i allt detta kommer chefen och vill ha en prognos över hur stora intäkter avtalen kommer ge under kommande kvartal och en likviditetsprognos för resten av året.

Att sköta allt det här med manuella rutiner går naturligtvis men det är väldigt resurskrävande i synnerhet när volymerna växer och det är många avtal som ska administreras, samtidigt som det innebär risker för att man missar viktiga saker. Det kan också vara svårt att i en manuell rutin se avtalet och faktureringen det genererar samlat.

Ett programstöd för avtalsfakturering är ett utmärkt verktyg för att på ett effektivt sätt både hantera avtalen och den återkommande faktureringen. Den automatik som kan byggas in i en sådan modul hjälper dig att bevaka uppsägning och förlängning av dina avtal. Med hjälp av faktureringsplaner kan du se vilka fakturor som genererats från avtalet och om de är betalda. Möjligheten att koppla dokument till avtalet gör att du har allt som rör avtalet samlat och får en bra överblick.

Klicka gärna vidare på den här länken för att se Hogias lösning för avtalsfakturering kopplat till Hogia Ekonomi»