Betalningsflöden

Monica Andersson, Hogias expert inom reskontra- och betalningshantering, tipsar om hur du vinner både tid och pengar genom att hantera dina betalningarna via fil.

Att skicka företagets leverantörsbetalningar på fil blir vanligare och vanligare och används numera av de flesta företag och organisationer, det är inte så svårt att förstå eftersom du med bara några få knapptryckningar har sänt en fil till banken som sedan faktiskt gör nästan hela jobbet.
Att det också är både snabbt och säkert gör ju inte saken sämre!

Det inte lika många har upptäckt är att du också kan få tillbaka betalningarna på samma enkla sätt, mer om detta nedan.

Det finns flera sätt att sända och ta emot filer till sin bank, via Bankgirots bankgirolink, Plusgirots plusgirolink eller genom att ladda upp filerna direkt på internetbanken. Detta är några av sätten som kan användas för att både sända och ta emot betalningsfiler.

De flesta sorters inhemska betalningar, i både SEK och EURO kan skickas i en och samma fil. Insättning kan ske till bankgironummer, plusgironummer, eller direkt till ett bankkontonummer. Utbetalning med en utbetalningsavi som skickas till leverantören är också möjligt genom den information som filen innehåller, även om detta är ett betalningssätt som alltmer minskar i omfattning.
Betalningar till utländska leverantörer går i en särskild fil där man på leverantören anger IBAN nummer och BIC och här kan också betalningar göras från valutakonton om sådana finns på företagets bank i de olika valutorna.

För att återkomma till hur betalningarna ska tas emot så kallas detta att betalningarna återrapporteras via fil. Filen läses in och rätt betalningar bokas automatiskt i ekonomisystemet. Fördelen är att du slipper massor av pappersarbete med avstämningar eftersom endast de betalningar som faktiskt betalats också är de som blir återrapporterade.
Så långt leverantörsfakturor….

När det kommer till kundbetalningar så underlättas betalningarna av att du väljer att ha uppgift om OCR referens på fakturorna eller ännu enklare kommer överens med kunden om att börja använda Autogiro. Väljer du att använda Autogiro så avtalar du alltså med banken och kunden om att betalningen för kundfakturan direkt ska kunna belasta kundens konto.
Du skapar fakturan och därefter en fil med dina autogirouppdrag som skickas till banken. Banken drar i sin tur pengarna från kundens konto, alltså får du pengarna i rätt tid och slipper hantera eventuella påminnelser och räntefakturor.

Väljer du att inte använda autogiro på dina kundfakturor skapar och skickar du fakturor som vanligt, med eller utan OCR, kunden betalar och du kan få alla dina betalningar rapporterade i en och samma fil oberoende av hur kunden betalar sina fakturor. Betalningsfilen läses på ett smidigt sätt in i ditt ekonomisystem och dina kundfakturor matchas ihop med betalningarna. De betalningar som eventuellt inte kan matchas eftersom t.ex. kunden skrivit fel fakturanummer kommer ut på en rapport i form av en fellista och betalningarna kan bokas manuellt.

Att boka kundbetalningar via fil fungerar med betalningstjänster som förmedlas både genom bank- och plusgirot. Har du många kundbetalningar, och gränsen för många är faktiskt ganska låg… är det verkligen ett sätt att rekommendera eftersom det sparar mycket tid som kan användas till någonting som är betydligt mycket roligare, som att fakturera till exempel…

Läs gärna om hur betalningsfiler hanteras i Hogia Ekonomi här: Hogia Fakturahantering