E-faktura
- den gröna fakturan

Monica Andersson, Hogias expert på e-fakturor, informerar om fördelarna med PDF-fakturor via e-post.

De flesta ekonomiprogram kan idag skapa och sända PDF-fakturor via e-post. Gemensamt för alla är att det enda som behövs är en e-postadress till kunden som ersätter den faktureringsadress en vanlig pappersfaktura använder.
När du fakturerar och väljer att skriva ut går de fakturor som inte har e-postadress som vanligt till skrivaren för utskrift på papper. Dessa fakturor behöver du naturligtvis på traditionellt sätt kuvertera och frankera för att sedan kunna skicka dem per post till din kund. De fakturor som du däremot har e-postadress på skickas direkt till kunden utan ytterligare manuellt arbete.


Vinsterna för dig som fakturaavsändare är inte bara färre arbetsmoment vid fakturering, utan också vinster i direkt kalkylerbara kronor och ören, samtidigt som miljön är den stora vinnaren eftersom pappersförbrukningen minskar högst påtagligt.

Även för fakturamottagaren är vinsterna stora. All hantering av papper försvinner. Ingen behöver sprätta kuvert och sortera fakturor. Ingen arkivering av fakturor och lagring av fakturapapper som kräver mycket utrymme behöver heller göras.


Alla kan ta emot PDF-fakturor i ett e-postsystem och öppna dem med en kostnadsfri programvara.

Vilka är fördelarna med PDF-fakturor via e-post?

• Inga dyra installationer eller underhåll
• Ingen transaktionskostnad
• Arbetsmomentet kring papperet försvinner
• Inga kostnader för papper, utskrift, kuvert och porto etc
• Fakturabilden är enkel att läsa
• PDF fakturorna kommer fram direkt till skillnad från postade fakturor
• E fakturor bidrar till en bättre miljö

Ett annat sätta att skicka e-fakturor på är att anlita en serviceoperatör som vidaredistribuerar dina fakturor i digital form. Då behöver du inte fundera på om din kund kan ta emot dina elektroniska fakturor – det kan de garanterat. Serviceoperatören tillhandahåller en mängd olika format och kan på så sätt få fram informationen till mottagaren.

Ett räkneexempel:
Om du skickar 10 000 fakturor per år till en snittkostnad om 8 kr per faktura (utskrift, kuvert och porto) kostar din fakturering 80 000 kr/år. Om du istället skickar hälften av dessa som PDF via e-post halveras din kostnad, och förutom tidsbesparingen har du 40 000:- över till annat.

Om alla fakturor i Sverige skulle vara elektroniska skulle koldioxidutsläppen minska men 40 000 ton per år. Lika mycket som 13 000 personbilar släpper ut.

E-fakturering sparar tid, pengar och miljö!