Elektronisk fakturahantering

Eva Nyvelius, Hogias expert inom elektronisk fakturahantering, förklarar fördelarna med elektronisk fakturahantering och hur det kan hjälpa företag att ta kontroll över sina leverantörsfakturor samt spara pengar på effektiviseringen.

Effektiv och lönsam fakturahantering

Den traditionella hanteringen av pappersfakturor är både dyr och tidskrävande. Man brukar uppskatta kostnaden för att handlägga en leverantörsfaktura till mellan 150 och 500 kronor i olika typer av verksamheter. Fakturaflödet genom verksamheten går ofta långsamt och plastfickor med fakturor riskerar att bli liggandes på någons skrivbord i händelse av frånvaro. Risken för förseningar är överhängande och därmed som en konsekvens också dröjsmålsränta på fakturorna.  Med en elektronisk flödeshantering kan företaget både höja sin produktivitet och sänka sina kostnader redan vid relativt små fakturavolymer. Fakturorna får snabbare genomloppstider i organisationen och den tid som tidigare las på kontering, manuell attestering och eftersök minskar genom att all nödvändig information finns tillgängligt digitalt. Kostnadsbesparingarna ligger erfarenhetsmässigt i storleksordningen 25-50 % av den tidigare kostnaden för fakturahanteringen och då inte som en engångsvinst utan som en årlig besparing. En investering i elektronisk fakturahantering kan i de flesta fall räknas hem på mindre än ett år, ibland på bara några månader.

En del av Hogias ekonomisystem

Hogia Approval Manager ersätter det traditionella pappersflödet och ger en effektiv hantering av ankommande leverantörsfakturor.  Fakturorna kan antingen skannas in eller tas emot elektroniskt och ankomstregistreras i ekonomisystemet. Samtidigt skapas ett konteringsförslag utifrån fakturauppgifterna om leverantör och referens. Dessa skickas därefter ut till alla berörda och sakgranskas, attesteras, betalas och arkiveras utan att ett enda papper hanteras. I och med att användarna arbetar i ett webbaserat gränssnitt så kan de nå fakturorna för kontroll och attest, utan att behöva vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Hogia Approval Manager är en del av Hogias ekonomisystem, vilket innebär att huvudboken och leverantörsreskontran uppdateras automatiskt under själva fakturaflödet. Alla fakturor arkiveras digitalt i ekonomisystemet och är sökbara både under handläggning och efter betalning.
Tack vare att Approval Manager är en del av ekonomisystemet har vi haft möjlighet att bygga in integrerade funktioner för att hantera anläggningar och periodiseringar redan vid registreringen av fakturan. Detta i kombination med möjligheten att söka fakturor i rapporterna gör Approval Manager till en mer effektiv lösning jämfört med externa lösningar.

Läs gärna mer om Hogia Approval Manager »