Rapporter

Hogias rapportexpert Anna Gustavsson ger sin syn på vikten av bra rapporter för en god presentation av företagets ekonomiska ställning – på papper eller fil, med siffror eller genom bilder.

Ett företag eller organisation är aldrig bättre än hur det upplevs av sin omvärld. Detta krassa men ganska sanna påstående motiverar att man alltid vinner på att göra en så bra och säljande presentation som möjligt av ett företag och dess produkter eller tjänster som vi har till uppgift att presentera och ” sälja in” till våra åhörare.  Det är lika viktigt oavsett om åhörarna består av kunder eller anställda, av långivare eller kanske av företagets styrelseledamöter.

En duktig säljare gör oftast sitt bästa för att presentera sina produkter så professionellt som möjligt inför potentiella kunder, idag innebär det lyckligtvis att den bunt med maskinskrivna OH-bilder som förr kunde komma till användning nu i de flesta fall får förbli oanvänd.
Istället är det mer eller mindre genomarbetade ”power-point” presentationer som används och det är väl åtminstone i del flesta fall, en utveckling som vi åhörare ser som positiv.

Har du tänkt på att samma resonemang också kan gälla för hur ekonomer regelbundet presenterar ett företags ekonomiska utdata i form av rapporter?
Är det inte så att en snygg rapport med information som det är enkelt att ta till sig och förstå innebörden av också är mer ”säljande” och bättre på att överföra information till mottagaren?

Hur kan då informationen bli så bra som möjligt? Om vi utgår från ekonomisk information i form av månadsrapporter, t.ex. resultat- och balansrapporter, verifikationslistor och reskontrainformation kommer här några enkla punkter som det kan vara bra att tänka på:

• Kontrollera att kontonamn och verifikationstexter verkligen beskriver det de ska beskriva och ger relevant information. En verifikationslista ger naturligtvis betydligt mycket mer information om du konsekvent väljer och verkligen bemödar dig om att skriva in en verifikationstext på samtliga dina verifikationer.
  
  
• Är datamaterialet uppdelat på de dimensioner som krävs för att ge bästa möjliga beskrivning? Att begränsa antalet konton till förmån för att istället lägga upp och använda resultatenheter ger ofta en mycket bättre och mer detaljerad beskrivning av en viss verksamhet.
  
  
• Är avsnittsindelningen informativ och innehåller den korrekta summeringar i balans- och resultaträkningen? Många redovisningsprogram kan hantera fler avsnittsindelningar och då kan en kraftigt summerad avsnittsindelning vara bra i ett visst syfte samtidigt som en väl uppdelad och specificerad indelning är rätt mot en annan målgrupp.
  
  
• Att skicka rapporterna i ett PDF format på mail är ofta ett snabbt och bra sätt att delge och sprida information, att skicka runt dem i pappersformat gör ingen miljömedveten läsare glad.
  
  
• Har kanske mottagaren nytta av att ta del av informationen i ett excelformat? Ofta kan rapporterna tillföras mer information på ett enkelt sätt genom att de tas in i en excelfil och grupperas eller struktureras på det sätt som mottagaren önskar för att få ut så mycket som möjligt av informationen eller för att kunna presentera den vidare i sin tur.
  
  
• Kan redovisningsrapporterna eller den data som ligger till grund för rapporterna kanske beskrivas i nyckeltalsform för att lyfta fram information på ett tydligare sätt. De flesta ekonomiprogram kan kommunicera med eftersystem som är bra på att ta fram generella eller branschspecifika nyckeltal.
  
  
• Sist och slutligen kan en bild i kombination med siffror väldigt ofta ge rapporten ett mycket bättre mottagande. Också här gäller att programvaror som interagerar och kommunicerar med varandra ofta ger ett bra resultat i form av rapporter i ord och bild som det är lätt att ta till sig och förstå innebörden av.

Läs gärna mer om Hogias olika rapportlösningar på www.hogia.se/software 

Där kan du också under rubriken Rapportering hämta hem mer information i form av ett produktblad, naturligtvis i ett miljöriktigt PDF- format.