Redovisning

Bokföringslagens ( BFL) krav är omfattande  på att rättelser, systemdokumentation och behandlingshistorik  sköts på rätt sätt.

– Hur uppfyller vi alla dess krav på bästa sätt?

Redovisnings- och bokföringsprogrammen blir mer och mer sofistikerade och allt mer blir webbaserat. Det ökar kraven på att allt överensstämmer med vad som krävs utifrån bokföringslagen. Far (Föreningen auktoriserade revisorer) betonar starkt att systemdokumentation, behandlingshistorik och rättelser är spårbara för de som ska granska bokföringen. Om det finns brister i programmen kan det leda till att de som använder dem för sin bokföring eller granskar bokföringen, riskerar att bli misstänka för exempelvis bokföringsbrott eller medhjälp till bokföringsbrott.

Bestämmelserna om löppnande bokföring tillhör bokföringslagens centrala delar. Genom bestämmelserna ges möjlighet att kontrollera fullständigheten i en upprättad bokföring och fortlöpande överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

Här nedan följer en sammanfattning över de direktiv och det regelverk vi har att arbeta efter.

Rättelse av bokföringspost

Vad som bokförts får ej utplånas eller göras oläsligt BFL (1976:125) 6 §.

Detta gäller fortfarande som grundregel men förtydligas i senare lagstiftning och genom bokföringsnämndens (BFN) rekommendationer med olika möjligheter till rättning.

Rättelser kan göras på två sätt:

• direkt på den felaktiga bokföringsposten
• eller genom särskild rättelsepost.

Upptäcks fel i ett senare skede måste rättningen ske genom särskild rättelsepost om man inte tydligt kan spåra rättningarna.

För transparens/spårbarhet:

• Det ska anges vid alla rättelser när rättelsen skett och vem som företagit den.
• Det krävs att om rättelse sker genom särskild rättelsepost ska man utan svårighet få reda på att rättelse skett vid granskning av den tidigare bokförda posten.
• Det krävs att verifikation upprättas om rättelse sker genom särskild rättelsepost.
• Vilken rättelserutin man använder bör framgå av företagets systemdokumentation.
• Rättelse bör framgå av företagets behandlingshistorik.

Behandlingshistorik

• Det är nödvändigt att bearbetningsdatum framgår av räkenskapsmaterialet samt att förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsuppgifter, kontosystemet, räkenskapsmaterialets utformning och lagring, dokumenteras.
• Behandlingshistorik ska hållas aktuell.
• Dokumentation av förändring och tidpunkten för dess införande.
• Skall arkiveras i 10 år.

Systemdokumentation

• Företaget ska upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Företaget ska också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik) (5 kap. 11 § första stycket BFL).

Borttag

En verifikation ska enligt grundregeln inte kunna tas bort. Om avsteg ändå görs ska det klart framgå i och av behandlingshistoriken:

• Vad som tagits bort.
• Vem som tagit bort verifikationen/verifikationerna.
• När borttagandet inträffade – händelsetid.

För att underlätta för företag att leva upp till och uppfylla lagkrav och rekommendationer kommer Hogia att se över och förstärka behandlingshistoriken i ekonomiprogrammen under 2011. Vi gör det med utgångspunkt i ett helhetstänkande där inte bara den rena redovisningen utan också försystemen i form av kund-, leverantörs- och anläggningsreskontror förbättras vad gäller rutiner och rapporter kring behandlingshistorik och systemdokumentation. – Det gäller för oss att inte bara klara av dagens krav utan också förutse morgondagens förväntningar , skriver Susanne Edsund, ansvarig produktägare för Hogia Ekonomis redovisningsprogram.