Scanning av leverantörsfakturor

Fråga: Vårt företag skall börja scanna in leverantörsfakturorna och de kommer då att sparas elektroniskt. Måste vi spara pappersfakturorna också eller kan vi slänga dem?

Svar: Räkenskapsinformation (t.ex. leverantörsfakturor) som har tagits emot i pappersform måste också sparas i pappersform under hela den tid som det finns krav på att den ska arkiveras. Det är tillåtet att genom scanning arbeta med elektroniska kopior av den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen, men den elektroniska kopian kan aldrig ersätta originaldokumentet.

Det är fortfarande den mottagna handlingen som utgör verifikationen och som därmed skall sparas hela den obligatoriska arkiveringstiden. Om den elektroniska kopian tillförs obligatoriska uppgifter som inte finns på pappersfakturan skall även den arkiveras enligt reglerna i bokföringslagen. Det skall alltid gå att hitta den elektroniska kopian med hjälp av uppgifter på pappersfakturan och tvärtom.

För mer info se Bokföringsnämndens allmänna råd och vägledningar om verifikationer och löpande bokföring