Jag vågar påstå att alla företag som valt att redovisa på flera olika avdelningar följer upp sin verksamhet i flera olika dimensioner. När jag använder begreppet dimension menar jag förenklat en egenskap som kan ha olika värden.
Låt mig ge några exempel på dimensioner som ofta är relevanta för företag;
Många företag verkar på olika orter och har då anledning att följa upp dimensionen geografi som t.ex. kan ha värdena Göteborg, Stockholm, Malmö och Köpenhamn.
Mycket vanligt är också att företag renodlat sin verksamhet i dimensionen linjeansvar som t.ex. kan ha värdena marknad, administration, produktion och utveckling. Andra vanliga dimensioner är produktgrupp, produkt, mätplats, motpart, tjänstegrupp, kund- eller leverantörsgrupp. Begreppet dimension med olika värden är alltså inte svårare att ta till sig än att Färg kan ha värdena röd, grön och blå.
De allra flesta företag önskar följa upp sin verksamhet i kombinationer av flera dimensioner. Tänk efter hur du har det i ditt företag och varför ni har flera avdelningar och vad de representerar.
Det är vanligt att företag vill kunna följa upp kombinationen av geografisk tillhörighet på flera orter, länder eller kontor, kombinerat med flertalet produkt- eller tjänstegrupper. Utöver dessa två dimensioner behöver företag ofta också skilja ut linjeansvaret för marknad, produktion, administration och utveckling.
Det vanligaste sättet att hålla reda på sina olika avdelningar är sorgligt nog med den stelbenta metoden ”logik i kod”, - alltså att man bygger in en betydelse i avdelningsnumrets nummersättning, och att man litar till sifferkunniga medarbetare.
Mitt råd till varje företagsledning som inte noga tänkt igenom strukturen i företaget är att renodla dimensionerna. Gör så här; ta reda på vilka egenskaper d.v.s. dimensioner du vill kunna följa upp. Oftast finns ett chefsansvar i varje enskild avdelning mot vilken företaget budgeterar och följer upp. Det innebär att varje avdelning bär flera värden ifrån flera dimensioner. Exempelvis marknadsavdelningen i Göteborg, eller lastbilsserviceverkstaden i Falkenberg.
Observera! Här kommer det viktiga; varje avdelning måste ha ett värde i varje dimension. Det får alltså inte finnas en avdelning som i någon dimension exempelvis linjetillhörighet, varken är marknad eller tillverkning. Hur skall ett sådant företag då kunna följa upp linjeansvaret marknad?
Gå nu igenom varje avdelning i er redovisning och bestäm vilket värde avdelningen tillhör per dimension. Varje dimension måste alltså prövas. Ett test att göra för att veta att ni är klara är att för varje avdelning svara på vilket värde avdelningen har i varje dimension.
Exempel; Torstens avdelning 146 är: linjeansvar = marknad, geografi = Göteborg, division = service, produktgrupp = köksmaskiner.
Jag vill också passa på att lyfta ett varningens finger för dumpnings- och slaskposten ”övrigt”, som ofta är ett tecken på att man inte tänkt klart. Vi vill inte åstadkomma en rapportering och uppföljning som kräver fördelningsnycklar och antaganden.
Ofta resulterar en renodling av dimensionsstrukturen i ett extra antal avdelningar att kontera och budgetera mot, men vinsten mångfaldigas i den nya rena ansvarsstrukturen och i den tydliga rapporteringen. Som konstaterats så många gånger tidigare; tydlig ansvarsfördelning är grunden till framgång .
