Tidhantering

Att ta rätt betalt för nedlagd tid är ofta svårt men kan underlättas med bra faktureringsunderlag och rapporter som är enkla att förstå.

Hur tar ni betalt i det företag där du arbetar?
Om du arbetar i ett tjänsteföretag är kanske underlagen för era fakturor den debiteringsbara tiden multiplicerad med den timkostnad som är överenskommen på ett eller annat sätt, med kunden. Förhoppningsvis täcker intäkterna företagets kostnader och ger ett större eller mindre överskott.

Eller uppskattar ni kanske kostnaden i förväg och är så säkra på tidsåtgången att ni vågar ge ett fast pris? Sedan jobbar ni på och håller tummarna för att ni gjort en korrekt och riktig uppskattning, också ett mycket vanligt sätt att ta betalt på i vissa branscher och verksamheter.
Oavsett sätt att ta betalt är det viktigt med uppföljning, i fallet med fasta priser gäller det att alltid ta ut bra rapporter som visar om det faktiska antalet arbetade timmar stämmer med det vi utlovade och fakturerade. Fick vi lägga ned för mycket arbete kan det vara bra att lägga in det vi ”bjöd på” som underdebiteringar, eller om det gick snabbare än vi trott, som överdebiteringar.

En regelbunden genomgång och jämförelse mellan det verkliga antalet arbetade timmar och det vi registrerat som över- eller underbeteringar kan ge en fingervisning om det kanske är på en viss kategori av projekt som vi tvingas till att göra fler justeringar än på andra projekt, som kanske drivs på ett annat sätt av en annan projektledare.

När det kommer till löpande projekt eller löpande kunduppdrag gäller det att inte missa något som du kan och ska fakturera. Finns det möjlighet att fakturera efter någon typ av faktureringsplan med fasta och förutbestämda debiteringsdatum? Detta är vanligast för fasta projekt, där alltid ett fast belopp ska faktureras, men finns möjligheten i ditt program kan det kanske vara bra att använda motsvarande tillvägagångssätt också för löpande projekt. För dessa projekt kanske du istället vill ta betalt efter hur många timmar som lagts ned och attesterats i projektet fram till faktureringstillfället. Beloppen kan variera men datumen följer ett uppgjort schema med andra ord.

För en bra uppföljning krävs bra rapporter, men vad är då en bra rapport? Först och främst ska den ge oss den information vi förväntar oss att få, informationen kan sedan vara positiv eller negativ, det är egentligen i detta sammanhang oväsentligt. Det viktiga är att den mäter det vi förväntar oss att den ska mäta. Hur gör den det kanske du undrar över, jo genom att rapporten är så självklar i sina frågeställningar och i sin urvalsbild att var och en som beställer rapporten klarar av att beställa den med rätt urval. Beställningen ska vara så enkel och intuitiv att alla med bara den mest grundläggande kunskap i ämnesområdet kan beställa den och förstå vad som efterfrågas.
Det är bra om dina favoritrapporter kan lagras som fasta rapporter men ta ändå för vana att med jämna mellanrum titta igenom hur valen är gjorda för dina lagrade rapporter. Vissa kanske har legat där så länge att du glömt vilka urval som gäller på dem, det kanske inte ens är du som sparat dem som fasta rapporter.

Detta var några ord på vägen som det kan vara värt att tänka på i en tjänstebaserad verksamhet där tiden och kunskapen utgör grunden för verksamheten.

Kunskap förresten, har du funderat på om det inte är kunskap mer än tid som borde vara det mest avgörande för debiteringen? Kanske är det dags att vända på resonemanget och se på vad kunden tjänar på de råd och de tjänster du levererar? Om kunden tjänar mångdubbelt större belopp på de råd och de tjänster du ger dem än vad du fakturerar dem för kanske det är dags att släppa fokuseringen på faktiska timmar och börja ta betalt efter nytta för kunden istället? Vågar du släppa taget och tänka utanför det invanda?
Titta gärna mer på Hogias lösning för tid & projektredovisning, oavsett du sitter kvar med att ta betalt per timme eller har kommit ett stycke längre finns det skäl att undersöka vad marknaden har att erbjuda i form av lättanvända program med bra rapporter. 
 

Läs mer om tidredovisningen i Hogias ekonomisystem »