Tidrapportering som beslutsunderlag

Tidrapportering kan enklast förklaras som rapportering av tid där syftet är att utvärdera hur exempelvis ett företag disponerar sin tid per någon lämplig enhet, oftast, medarbetare, uppdrag eller kund. Den tidrapport som därefter erhålls kan utgöra både ett internt underlag för hur företagets resurser skall fördelas men också ge information om hur mycket en kund ska faktureras för utfört arbete.

I många tjänsteproducerande företag är personalkostnaden företagets i särklass största enskilda kostnad. Att fördela denna på ett rättvisande sätt är därför viktigt för bra beslutsunderlag och bra beslutsunderlag är avgörande för att kunna prioritera, styra och leda verksamheten. Grunden för bra beslutsunderlag är därför ofta att personalkostnaderna kan fördelas på företagets olika enheter eller projekt på ett rättvisande sätt.

Tidredovisning handlar om att redovisa den tid som läggs ned på olika aktiviteter och projekt i verksamheten. Med rätt system kan tiden även smidigt och samtidigt fördelas över olika enheter och uppdrag. Tidredovisningen kan således ge ovärderlig information för att driva en verksamhet effektivt och resurssnålt, för att följa en verksamhet och prioritera i den, samt för att effektivisera olika uppdrag. Tidredovisningen ökar förutsättningarna för bra och väl underbyggda beslutsunderlag.

Trots detta finns det många företag som inte infört tidredovisning. Det kan bero på att det finns ett motstånd från personalen, som kan se tidredovisningen som ett sätt för ledningen att kontrollera de enskilda medarbetarna. Det kan också bero på att det finns en uppfattning om att själva tidredovisningen är alltför krånglig och tidskrävande.

Det finns inte ett enhetligt sätt att hantera tidredovisningen som passar alla företag, utan den måste anpassas och utarbetas från verksamhet till verksamhet, utifrån hur arbetet bedrivs.

För att beslutsfattare ska kunna fatta bra beslut är de beroende av ett rättvisande och transparant beslutsunderlag. Tidredovisning är oftast en förutsättning för att kunna beräkna eller visa tidsåtgång och kostnader på detaljnivå.

Syftet med tidredovisning är såväl externt som internt. Tidredovisning syftar dels till att kunder och klienter skall erhålla en korrekt fakturering men även till att utgöra underlag för att styra den egna verksamheten effektivt.

Timmar från tidredovisningen är dessutom en bra fördelningsbas för att fördela indirekta kostnader på olika verksamhetsobjekt, vilket är nödvändigt när vissa tjänster ska faktureras. Tidredovisningen underlättar även in- och utlåning av personal mellan olika enheter. Genom fastställda standardpriser, eller faktiska självkostnader kopplade till varje person, kan varje rapporterad timme automatiskt bli en kostnad hos den enhet som lånar in personen och motsvarande intäkt hos den utlånande enheten. Tidredovisningen och fördelningen av personalkostnaderna ger en ökad medvetenhet om vad olika uppgifter verkligen kostar. Kostnadsmedvetenheten är en förutsättning för att kunna bedöma alternativa val i beslutsprocessen och prioritera bland dem.

Kostnadseffektivitet ger högre produktivitet och effektivitet i verksamheten. Syftet med tidredovisningen är vanligtvis inte att kontrollera och mäta enskilda medarbetares insatser. Många medarbetare upplever dock införandet av tidredovisning som ett sätt för ledningen att kontrollera de enskilda medarbetarna och inte som ett sätt att mäta resultatet av företagets verksamhet. Det gäller därför att klargöra att syftet är att se vad personalen arbetar med för att planeringen och uppföljningen ska bli bättre och inte om personalen arbetar.

Tidredovisningsprogram kräver att användaren på något sätt registrerar hur han eller hon har disponerat sin tid och vilka åtgärder som vidtagits. Oavsett hur sofistikerade program man än använder sig av är det beroende av att användaren registrerar uppgifterna på ett korrekt sätt. Ett tidredovisningssystem blir inte bättre än datan den erhåller och kan felaktigt använt orsaka mer skada än nytta. Grundläggande för tidregistrering är att registrering skall ske snarast efter det att en viss åtgärd utförts. Minnet är kort och tidregistrering som sker för långt i efterhand tappar i kvalitet, risk finns att det blir uppskattad tid istället för verklig utförd tid.

En viktig faktor vid val av system för tidrapportering är att det skall vara enkelt att hantera och framförallt lägga in tid. Den som använder sig av tidrapporteringssystemet skall snabbt och enkelt kunna lägga in tid och åtgärder på olika projekt och kunder. Detta är av yttersta vikt då tidrapportering måste ske löpande och inte i efterhand.

Tidredovisning för verksamhetsstyrning eller debitering är inte relevant för alla företag, men resonemanget kanske kan väcka vissa funderingar och tankar, kanske hos dig?

Vill du veta mer om Hogias sortiment och lösningar i detta sammanhang så titta gärna vidare under följande länk; hogia.se/software